Kun palveluntuottaja toteuttaa asiakkaalle sosiaalipalvelun palvelunjärjestäjänä toimivan hyvinvointialueen lukuun, se tarvitsee rekisterinkäyttöoikeuden palvelunjärjestäjän ylläpitämään sosiaalihuollon asiakasrekisteriin. Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeus on Kanta-palvelujen 2. vaiheen toiminnallisuus, jonka avulla palveluntuottaja tai sen lukuun toimiva palveluntoteuttaja saa pääsyn tarvitsemiinsa asiakkaan asiakirjoihin Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kautta ja voi tallentaa asiakkaan palvelun tuottamisessa syntyviä asiakasasiakirjoja palvelunjärjestäjän asiakasrekisteriin.
Kun yksityinen palveluntuottaja toteuttaa sosiaalipalvelua julkisen palvelunjärjestäjän lukuun, toiminnassa syntyvät asiakastiedot liitetään palvelunjärjestäjän ylläpitämään sosiaalihuollon asiakasrekisteriin.
Asiakastietolain mukaan palveluntuottaja vastaa asiakastietojen kirjaamisesta ja tallentamisesta palvelunjärjestäjän lukuun, käyttöoikeuksien antamisesta asiakastietoihin omassa organisaatiossaan, henkilötietojen käsittelyn aktiivisesta ohjauksesta ja valvonnasta organisaatiossaan, alkuperäisten asiakasasiakirjojen toimittamisesta palvelunjärjestäjälle viipymättä sekä tietosuoja-asetuksessa ja julkisuuslaissa säädettyjen asiakkaan oikeuksien toteuttamisesta yhdessä palvelunjärjestäjän kanssa. Asiakastietolaissa säädetään, että palvelunjärjestäjän ja palveluntuottajan on sovittava, miten palveluntuottaja toimittaa asiakasasiakirjat palvelunjärjestäjälle.
Asiakastietolaissa säädetään lisäksi, että toisen lukuun tuotetussa sosiaalihuollossa tai sosiaalipalveluissa talletetuista asiakasasiakirjoista on ilmettävä niiden käsittelyperuste, palvelunjärjestäjä ja palveluntuottaja. Alihankintatilanteissa asiakasasiakirjoista on ilmettävä hankintaketju kokonaisuudessaan.
Tietosuoja-asetuksessa säädetään, että palvelunjärjestäjän ja palveluntuottajan välisessä sopimuksessa tulee kuvata myös henkilötietojen käsittelyn kohde ja kesto, käsittelyn luonne ja tarkoitus. Tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietojen käsittelijän on rekisterinpitäjän valinnan mukaan poistettava tai palautettava käsittelyyn liittyvien palveluiden tarjoamisen päätyttyä kaikki henkilötiedot rekisterinpitäjälle ja poistettava olemassa olevat jäljennökset, paitsi jos unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä vaaditaan säilyttämään henkilötiedot.
Asiakastietolaissa säädetään, että palvelunantajan vastaavan johtajan tulee antaa kirjalliset ohjeet asiakastietojen käsittelystä ja noudatettavista menettelytavoista sekä huolehtia henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta ja osaamisesta asiakastietojen käsittelyssä.
Rekisterinkäyttöoikeus muodostuu, kun sosiaalihuollon palvelunjärjestäjä merkitsee asiakkuusasiakirjaan omassa asiakastietojärjestelmässään palveluntuottajan tai palveluntuottajan nimeämän tosiasiallisen toteuttajan palveluyksikkötiedon sekä palveluyksikön asiakkuuden alkamisajan. Asiakkuusasiakirja tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Vain sosiaalihuollon palvelunjärjestäjä voi muokata ja päivittää asiakkuusasiakirjaa ja tallentaa siitä uusia versioita. Jos asiakas valitsee palveluntuottajan itse, joko hänen tai palveluntuottajan on ilmoitettava tieto palveluntuottajasta palvelunjärjestäjälle. Tässäkin tapauksessa sosiaalihuollon järjestäjä kirjaa asiakkuusasiakirjaan palveluntuottajan tai palveluntuottajan nimeämän tosiallisen toteuttajan palveluyksikkötiedon sekä alkamis- ja päättymisajan.
Rekisterinkäyttöoikeudella voidaan tuottaa palveluita myös asiakkaiden yhteisessä asiassa. Asiakkaiden yhteisestä asiasta voit lukea lisää luvusta 8.3 Asiakkaiden yhteinen asia. Kun rekisterinkäyttöoikeudella tuotetaan palveluita yhteisessä asiassa, palvelunjärjestäjä kirjaa jokaisen yhteiseen asiaan kuuluvan asiakkaan asiakkuusasiakirjalle palveluntuottajan tai palveluntuottajan nimeämän tosiasiallisen toteuttajan palveluyksikkötiedon sekä palveluyksikön asiakkuuden alkamis- ja päättymisajan. Asiakkuusasiakirjat tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.
Rekisterinkäyttöoikeus tulisi merkitä voimassa olevaksi niin pitkäksi aikaa, että palveluntuottaja ehtii tarvittaessa perehtymään asiakastietoihin ennen palvelun aloittamista ja viimeistelemään asiakasasiakirjat palvelun toteutuksen päätyttyä. Rekisterinkäyttöoikeuden voimassaolon ja sosiaalipalvelun toteutuksen suhde on esitetty kuvassa 12.3.1.
Kuva 12.3.1 Rekisterinkäyttöoikeuden muodostaminen ja sosiaalipalvelun toteutus
Palveluntuottajalla on rekisterinkäyttöoikeus tietyn palvelunjärjestäjän asiakasrekisteriin silloin, kun palvelunjärjestäjä on merkinnyt sen voimassa olevaksi palveluntuottajaksi tietyn asiakkaan asiakkuusasiakirjaan. Sama koskee myös palveluntuottajan nimeämää palveluntoteuttajaa. Rekisterinkäyttöoikeus alkaa siitä päivämäärästä, jonka palvelunjärjestäjä on kirjannut palveluntuottajan palveluyksikön alkamispäivämääräksi ja päättyy silloin, kun palvelunjärjestäjä kirjaa palveluyksikön asiakkuuden päättyneeksi. Palveluntuottajalla on siten mahdollisuus tutustua asiakkaan asiakastietoihin ennen palvelun toteuttamisen aloittamista. Kun sosiaalipalvelun toteutus alkaa, palveluntuottaja tekee sitä koskevan asiakaskertomusmerkinnän. Palvelun toteuttamisen päätyttyä palveluntuottaja tekee päättymisestä merkinnän, mutta sen jälkeen on vielä mahdollisuus tallentaa tarvittavat asiakasasiakirjat ennen rekisterinkäyttöoikeuden päättymistä.
Rekisterinkäyttöoikeuden sisällöllinen laajuus riippuu palveluntuottajan tuottamasta palvelusta ja siinä tarvittavista asiakastiedoista. Turvakotipalvelun toteuttaminen poikkeaa hyvinvointialueiden järjestämien sosiaalihuollon palvelujen toteutuksesta monella tavoin. Sen palvelunjärjestäjänä ja rekisterinpitäjänä toimii Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Osa palvelunjärjestäjän tehtävistä on delegoitu THL:n hyväksymille palveluntuottajille. Tässä käytetään laajaa rekisterinkäyttöoikeutta, josta voit lukea lisää luvusta 12.5 Laaja rekisterinkäyttöoikeus.
Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeus edellyttää, että palvelunjärjestäjän ja palveluntuottajan kesken on laadittu sopimus palvelun tuottamisesta ja siihen liittyvistä järjestelyistä. Lisäksi sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeuden edellytyksenä on, että molemmat osapuolet käyttävät Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa. Mikäli palvelunjärjestäjä tai palveluntuottaja ei ole liittynyt Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjäksi, ei rekisterinkäyttöoikeus ole mahdollista. Tilanteissa, joissa palvelunjärjestäjä tai palveluntuottaja ei ole liittynyt Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjäksi, on tietojen saaminen palvelunjärjestäjältä ja toimittaminen palvelunjärjestäjälle ratkaistava muulla tavoin.
Palvelunjärjestäjäorganisaation ja palveluntuottajaorganisaation on myös varmistettava asiakastietojärjestelmien yhteentoimivuus. Tämä edellyttää sitä, että sekä tuottajan että järjestäjän on kyettävä tuottamaan sellaisia tietoja, joita molemmat pystyvät hakemaan ja lukemaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta. Sekä palvelujärjestäjällä että palveluntuottajalla tulee olla rekisterinkäyttöoikeuden vaatimukset täyttävä tietojärjestelmä käytössään asiakastietojen käsittelemiseksi. Tämä toteutuu parhaiten, kun molemmilla on Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston 2. vaiheen ATJ-toiminnallisuudet käytössään. On myös mahdollista, että palvelunjärjestäjällä on 2. vaiheen ATJ-toiminnallisuudet käytössään ja palveluntuottajalla 1. vaiheen ATJ-toiminnallisuudet, jonka lisäksi palveluntuottaja ottaa rekisterinkäyttöoikeuden osatoteutuksena käyttöönsä. Mikäli palveluntuottajalla on 2. vaiheen toiminnallisuudet käytössään, mutta järjestäjällä 1. vaiheen, ei rekisterinkäyttöoikeutta ole mahdollista toteuttaa.
Palvelua tuottavan työntekijän ja asiakkaan välisen asiayhteyden tulee olla teknisesti todennettavissa silloin, kun työntekijä käyttää tai arkistoi asiakasta koskevia tietoja. Asiayhteyden todentamisessa hyödynnetään asiakkuusasiakirjalla olevaa voimassa olevaa palveluntuottajan tai -toteuttajan OID-koodia. Asiakastietojen käsittely edellyttää käyttöoikeuksien määrittelyä STM:n asetuksen käyttöoikeudesta asiakastietoon (825/2022) mukaisesti asiakastietojärjestelmään, jossa tietoja käsitellään.
Rekisterinkäyttöoikeuden avulla tapahtuva arkistointi edellyttää asiakirjojen liittämistä palvelunjärjestäjän luomaan asiaan. Asia identifioidaan OID-muotoisella asiatunnuksella, jonka palveluntuottaja saa haussa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta. Palveluntuottaja liittää asiakkaalle tuottamansa sosiaalipalvelun yhteydessä syntyneet asiakastiedot asiaan kyseisen asian alkuperäisen, vireilletulon yhteydessä muodostetun, yksilöivän asiatunnuksen avulla. Palveluntuottaja saa alkuperäisen asiatunnuksen tietoonsa hakemalla sen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta esimerkiksi asia-asiakirjalta, päätösasiakirjalta tai asiakasasiakirjalta. Asia-asiakirjan hakemisen frekvenssistä ei ole määrityksiä, mutta se tulisi hakea jos tiedetään että asia-asiakirjaan on tehty muutoksia. Palvelunjärjestäjän ja tuottajan olisi tulee käydä palvelua käynnistettäessä läpi miten tämän tyyppisistä muutoksista informoidaan.
Palveluntuottaja voi tallentaa rekisterinkäyttöoikeuden perusteella palvelunjärjestäjän rekisteriin asiakkaan sosiaalipalvelun tuottamisessa laadittuja ensimmäisen vaiheen asiakasasiakirjoja, toisen tai myöhemmän vaiheen asiakasasiakirjoja tai asiakaskertomusmerkintöjä sen mukaan minkä vaiheen asiakirjoja palvelunjärjestäjä käyttää. Palveluntuottaja ei voi tallentaa rekisterinkäyttöoikeuden perusteella palvelunjärjestäjän rekisteriin vanhoja asiakasasiakirjoja vaan näiden toimittaminen palvelunjärjestäjälle on ratkaistava muulla tavoin. Palveluntuottaja voi tallentaa uusia versioita ja mitätöidä itse laatimiaan asiakasasiakirjoja rekisterinkäyttöoikeuden voimassaolon aikana. Palveluntuottaja ei voi kuitenkaan tallentaa uusia versioita asiakkuusasiakirjasta eikä asia-asiakirjasta, koska vain palvelunjärjestäjä ylläpitää asiakkuusasiakirjaa ja asia-asiakirjaa. Sosiaalihuollon asiakkuusasiakirjan hallinnasta voit lukea lisää luvusta 9.4 Asiakkuusasiakirja ja asia-asiakirjan hallinnasta luvusta 9.3 Asia-asiakirja. Palveluntuottaja ei voi myöskään tallentaa uusia versioita palvelunjärjestäjän tai muiden palveluntuottajien laatimista asiakasasiakirjoista tai mitätöidä niitä.
Kun palveluntuottajan rekisterinkäyttöoikeus on voimassa, palvelunjärjestäjällä ei yleensä ole tarvetta mitätöidä tai versioida palveluntuottajan laatimia asiakirjoja. Kun rekisterinkäyttöoikeus on päättynyt, palvelunjärjestäjä on vastuussa palveluntuottajan laatimien asiakasasiakirjojen versioinnista ja mitätöinnistä. Jos palvelunjärjestäjän pitää tallentaa uusi versio palveluntuottajan laatimasta asiakasasiakirjasta rekisterinkäyttöoikeuden päättymisen jälkeen, asiakasasiakirjan edellinen versio haetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta uuden version pohjaksi. Rakenteisen asiakasasiakirjan uuden version tallentamisessa on käytettävä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tukemia skeemaversioita. Jos Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ei tue skeemaversiota, jota palveluntuottaja on asiakasasiakirjan tallennushetkellä käyttänyt, palvelunjärjestäjän käyttämän tietojärjestelmän on päivitettävä asiakasasiakirja tuettuun skeemaversioon. Rakenteisten asiakirjojen skeemaversioiden tuesta voit lukea lisää luvusta 10.1 Sosmeta-palvelun rakenne ja sisältö. Ei-rakenteisen asiakasasiakirjan uuden version tallentamisessa, palvelunjärjestäjän käyttämä tietojärjestelmä kopioi asiakirjan tietosisällön uuden version pohjaksi. Jos tämä ei ole mahdollista, palvelunjärjestäjä voi mitätöidä palveluntuottajan laatiman asiakasasiakirjan ja tallentaa uuden asiakirjan korjatuilla tiedoilla.
Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeus-toiminnallisuutta voidaan käyttää myös tilanteessa, jossa palveluntuottaja on liittynyt Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjäksi yhteisliittymisen tai rinnakkaisliittymisen kautta. Sosiaalihuollon yhteisliittymismallista ja rinnakkaisliittymismallista voit lukea lisää luvusta 4.4 Liittymistavat ja -tekniikat. Kun palveluntuottaja on liittynyt Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjäksi yhteisliittymisen tai rinnakkaisliittymisen kautta, palvelunjärjestäjä kirjaa tämän palveluntuottajan palveluyksikkötiedon sekä palveluyksikön asiakkuuden alkamis- ja päättymisajan asiakkaan asiakkuusasiakirjaan. Muilla saman yhteisliittymisen tai rinnakkaisliittymisen kautta liittyneillä palveluntuottajilla ei ole oikeutta käyttää palvelunjärjestäjän rekisteriä. Saman yhteisliittymisen tai rinnakkaisliittymisen kautta liittyneillä palveluntuottajilla ei ole myöskään oikeutta käyttää toistensa rekistereitä ilman rekisterinkäyttöoikeutta.