TITOLARI DEL TRATTAMENTO:

1. Percassi Management S.r.l., via Giorgio e Guido Paglia n. 1/D, 24122 Bergamo, P.Iva 03328470160 C.F. 03328470160 Tel 035280111, e-mail: privacy.pm@percassi.com (nel seguito anche “Società”).

DATI PERSONALI TRATTATI
La Società consente di effettuare segnalazioni scritte o orali circostanziate di:

• condotte illecite di natura amministrativa, contabile, civile o penale, anche ai sensi del D.lgs 231/2001;
• violazioni delle previsioni interne alla Società, come:
  • Modello di Organizzazione Gestione e Controllo eventualmente adottato dalla Società ai sensi del D.lgs 231/2001, nonché delle relative procedure;
  • Codice di Condotta e Normativa Anti-Corruzione;
  • Normativa Antitrust Compliance Program;
  • Policies antidiscriminazione e afferenti a Diversity, Inclusion e Parità di Genere;
  • Contratti collettivi nazionali e, più in generale, della regolamentazione interna (procedure, policy, istruzioni operative, ecc);
• violazioni di disposizioni europee che consistono in:
  • atti ed omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
  • atti ed omissioni che riguardano il mercato interno;
  • atti e comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione nei settori sopra richiamati;
• violazioni di disposizioni nazionali ed europee che consistono in illeciti riguardanti – a titolo esemplificativo ma non esaustivo – i seguenti settori:
  • appalti pubblici;
  • servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
  • sicurezza e conformità dei prodotti;
  • sicurezza dei trasporti;
  • tutela dell’ambiente;

• nel caso di segnalazioni anonime, i sistemi informatici aziendali non saranno in grado di identificare il segnalante dal punto di accesso al portale (indirizzo IP);
• nel caso di segnalazioni scritte o orali e nominali, su scelta del segnalante, i dati personali di quest’ultimo saranno associati alla segnalazione. All’interno del form, messo a disposizione nella Piattaforma di Whistleblowing, il segnalante potrà indicare i propri dati personali, in caso di segnalazioni nominali (e, nello specifico, dati anagrafici e dati di contatto), informazioni afferenti al rapporto con il Titolare, le circostanze e la descrizione del fatto oggetto della segnalazione nonché dati personali del segnalato e/o di eventuali soggetti terzi (di seguito i “Dati”).

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

1. Gestione delle segnalazioni circostanziate di condotte illecite o di violazioni del Modello di Gestione, effettuate in forma scritta e orale, incluse le attività istruttorie volte a verificare la fondatezza dei fatti segnalati e l’adozione dei conseguenti provvedimenti secondo quanto previsto nel Modello di Gestione/illeciti e/o irregolarità di nell’ambito dei rapporti precontrattuali, contrattuali, periodo di prova intercorrenti con il Titolare ovvero successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso dello stesso rapporto giuridico come previsto dal D.lgs. 24/2023.
   BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO: I Dati sono trattati per adempiere ad un obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del Trattamento ai sensi del D.lgs. n. 231/2001, come modificato dalla Legge n. 179/2017 nonché dalla Direttiva UE n. 2019/1937 come recepita dal D.lgs. n. 24/2023, ’art. 6 (1) lett. c) del GDPR. Il trattamento, eventuale, di categorie particolari di dati si fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare e dell’interessato in materia del diritto del lavoro ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. b) del GDPR. Eventuali dati relativi a condanne penali e reati saranno trattati solo nei casi in cui è previsto dalla legge ai sensi dell’art. 10 GDPR. Con riferimento esclusivamente all’effettuazione di segnalazioni mediante registrazione vocale, la registrazione sarà trattata previo consenso espresso dell’interessato, ai sensi dell’art. 14 del D.lgs. n. 24/2023.
   PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI: I Dati sono conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque il termine minore tra (i) 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione o (ii) l’eventuale termine diverso previsto dalla legislazione applicabile, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del D.lgs. n. 24/2023 e del principio di cui all’articolo 5 (1) lett. e) del GDPR.
   Qualora la segnalazione comporti l’instaurazione di un contenzioso o un procedimento disciplinare nei confronti del segnalato o del segnalante, i Dati saranno conservati per tutta la durata del contenzioso o del procedimento stragiudiziale fino allo spirare dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.
   Fanno eccezione al suddetto termine quinquennale di conservazione le segnalazioni i cui contenuti risultino completamente estranei alle finalità d’uso della Piattaforma di Whistleblowing (a titolo esemplificativo e non esaustivo, lamentele, insulti, suggerimenti), che saranno cancellate entro il termine di due mesi dal compimento dell’analisi, documentando le ragioni per le quali non sono state ritenute pertinenti.
   
   
2. Se necessario, per accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare in sede giudiziaria.
   BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO: Legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, par.1, lett. f) del GDPR.
   Eventuali categorie dati particolari saranno trattati per accertamento, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. f) del GDPR.
   Il trattamento dei dati relativi a condanne penali e reati, eventualmente inviati, saranno trattati solo nei casi in cui è previsto dalla legge ai sensi dell’art. 10 GDPR.
   
   PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI: I Dati saranno conservati per tutta la durata del procedimento giudiziario o fino al decorso dei termini di impugnazione
Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i Dati saranno distrutti, cancellati o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione, di backup, nonché di accountability del Titolare.

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei Dati, sia con riferimento alle segnalazioni scritte che orali, avverrà mediante strumenti cartacei, elettronici o automatizzati (la “Piattaforma di Whistleblowing”) con logiche correlate alle finalità sopra indicate e, comunque, in modo tale da garantire la sicurezza e riservatezza dei Dati stessi. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei Dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. Nei casi in cui venga richiesto un incontro diretto, l’incontro sarà documentato, previo consenso, a cura del personale addetto mediante verbale.

OBBLIGATORIETÀ DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei Dati è facoltativo. In particolare, in caso di mancato conferimento dei dati Identificativi del segnalante la segnalazione verrà resa in forma anonima. Le informazioni riportate nella segnalazione (es. le circostanze e la descrizione del fatto oggetto della segnalazione con riferimento al segnalato e/o terzi) sono necessarie per consentire al Titolare di acquisire, gestire e avviare eventuale fase istruttoria ai sensi del D. Lgs. 231/01 s.m.i e del D. Lgs. 90/2017 s.m.i e del D.lgs. 24/2023.
Categorie Particolari di Dati e/o dati giudiziari non sono richiesti dal Titolare e potranno essere trattati, ove inviati dal segnalante, solo in presenza delle condizioni sopra elencate. In assenza di tali condizioni verranno immediatamente cancellati.

DESTINATARI DEI DATI
I Dati possono essere comunicati a soggetti operanti in qualità di Titolari del trattamento quali, a titolo esemplificativo, autorità giudiziarie e altri soggetti pubblici legittimati a richiederli, nonché persone, società (anche appartenenti al Gruppo Percassi o al licenziatario e al suo gruppo societario), associazioni o studi professionali che prestino attività di assistenza e consulenza in materia nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del D.lgs. n. 24/2023.
I Dati sono altresì essere trattati, per conto del Titolare, dal fornitore che gestisce la Piattaforma di Whistleblowing (nonché la conservazione delle informazioni e dei Dati ivi contenuti) a cui sono impartite adeguate istruzioni operative e appositamente nominato in qualità di Responsabile del Trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
In casi eccezionali, qualora dalla segnalazione le Società avviino un procedimento disciplinare nei confronti del soggetto segnalato che si basa unicamente sulla segnalazione, i Dati del segnalante potranno essere comunicati al segnalato, solo previo consenso espresso da parte del segnalante ed esclusivamente per far esercitare il diritto di difesa del segnalato, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del D.lgs. n. 24/2023.

SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO
I Dati potranno essere trattati dal personale del fornitore che gestisce la Piattaforma di Whistleblowing, nonché dai membri dell’Organismo di Vigilanza e dal personale interno alle società Percassi coinvolti nella gestione delle segnalazioni che agiscono sulla base di specifiche istruzioni in ordine a finalità e modalità del trattamento e che saranno comunque coinvolti solo in casi strettamente necessari, avendo cura di preservare l’assoluta riservatezza degli interessati.

TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI IN PAESI NON APPARTENENTI ALL’UNIONE EUROPEA
Non sono previsti trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), per quanto concerne i trattamenti in oggetto. Qualora i Dati fossero trasferiti al di fuori del SEE ai soggetti indicati nel paragrafo “Destinatari dei Dati” per le finalità di cui alla presente informativa, la Società garantisce che i Suoi dati personali saranno trattati da tali Destinatari in conformità con la normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

DIRITTI DELL’INTERESSATO – RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO
L’interessato potrà verificare mediante la Piattaforma di Whistleblowing lo stato della propria segnalazione. In caso di segnalazioni anonime, non è possibile esercitare i diritti di cui al presente paragrafo in quanto l’esercizio dei diritti implica l’identificazione dell’interessato per darvi seguito.
In caso di segnalazioni nominali, contattando le Società via e-mail all’indirizzo privacy.pm@percassi.com, gli interessati possono chiedere al Titolare l’accesso ai dati che li riguardano, la loro cancellazione nei casi previsti dall’art. 17 del GDPR, la rettifica dei dati inesatti, l’integrazione dei dati incompleti, la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR, nonché l’opposizione al trattamento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, nelle ipotesi di legittimo interesse del Titolare.
In caso di incontro diretto, su richiesta del segnalante, il verbale (redatto previo consenso del segnalante) potrà essere da quest’ultimo verificato, rettificato e confermato mediante la propria sottoscrizione. In caso di segnalazione orale sarà richiesto un consenso espresso del segnalante e, in caso di trascrizione della segnalazione orale, sarà possibile verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.
Gli interessati hanno il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiedono abitualmente o lavorano o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.
Ai sensi dell’art. 2-undecies del D.Lgs. n. 196/2003, come modificato dal D.lgs. n. 101/2018 (di seguito, “Codice”), i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR non possono essere esercitati qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del dipendente che segnala una condotta illecita di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio ufficio.
In tale ipotesi i diritti in questione possono essere esercitati per il tramite del Garante (con le modalità di cui all’art. 160 del Codice medesimo), il quale informa l’interessato di avere eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.