Dette betyr åpenhetsloven for store og små bedrifter

Fra 1. juli vil større virksomheter pålegges plikter etter åpenhetsloven. Et langt større antall virksomheter vil imidlertid indirekte bli berørt av loven ved å være del av leverandørkjeden til en større virksomhet som vil møte nye krav og forventninger fra kunder. Det vil altså si at selv om en virksomhet ikke er omfattet direkte av loven, kan den påvirkes ved å være leverandør til en virksomhet som er direkte omfattet av pliktene i loven.

Stiller krav

Åpenhetsloven stiller krav om at virksomheter opptrer med økt ansvarlighet og åpenhet i sine leverandørkjeder. Dette skal gjennomføres ved at virksomhetene gjennomfører såkalte aktsomhetsvurderinger. Dette er en prosess hvor virksomheter skal kartlegge, forebygge og begrense negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er viktig å merke seg at virksomheter som pålegges redegjørelsesplikt må ha dette klart til 30. juni 2023, det er derfor avgjørende at arbeidet starter nå.

Åpenhetsloven skal sikre allmennheten tilgang til informasjon. Virksomheter pålegges derfor en informasjonsplikt og enhver har ved skriftlig forespørsel rett på informasjon om hvordan virksomheten håndterer sine plikter etter loven.

Åpenhetsloven vil også kunne påvirke hvordan offentlige anskaffelser gjennomføres. Konkurransekravene kan innebære at virksomheter som ikke omfattes av loven likevel må oppfylle lovens plikter for å kunne konkurrere om offentlige kontrakter.

I denne artikkelen får du en oversikt over hvilke virksomheter som omfattes av loven, hvilke krav som stilles til selskapene som er omfattet, og hvordan man skal gå frem for å etterleve lovverket.

Bakgrunn og formålet med åpenhetsloven

Åpenhetslovens formål er todelt: For det første skal loven bidra til å forebygge menneskerettighetsbrudd og uanstendige arbeidsforhold hos virksomhetens leverandørkjede og forretningsforbindelser. For det andre skal loven sikre allmennheten informasjon om hvordan virksomheter arbeider for å håndtere negative konsekvenser av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette skal skje gjennom lovens strenge krav til åpenhet og ansvarlighet.

Sammen med andre tiltak, som for eksempel offentlighetsforordningen, skal loven bidra til Norges arbeid med å møte FNs bærekraftsmål nr. 8 – om anstendig arbeid og økonomisk vekst – og mål nr. 12 – om ansvarlig forbruk og produksjon.

Myndigheter, næringsliv og organisasjoner har gjennom disse målene forpliktet seg til å avskaffe tvangsarbeid, moderne slaveri, og sikre at de verste formene for barnearbeid forebygges og avskaffes, samt fremme et trygt og sikkert arbeidsmiljø for alle arbeidstakere. Dette er bakgrunnen for at virksomheter også pålegges å ha kontroll på sine leverandørkjeder.

Manglende åpenhet gjør det vanskelig for forbrukere, fagbevegelser, organisasjoner, media, investorer og offentlige myndigheter å få informasjon om menneskerettighetsbrudd og arbeidsforhold som ikke er anstendige. Åpenhetsloven skal motvirke disse utfordringene.

Den må også ses i sammenheng med utviklingen i resten av EU og Europa: Storbritannia vedtok lovkrav om aktsomhetvurderinger i 2017, og Nederland og Tyskland har vedtatt lover som trer i kraft 1. januar 2023. Disse lovene krever at virksomhetene gjennomfører gode aktsomhetsvurderinger av sine leverandører. EU har tidligere i år fremmet forslag til nytt direktiv for å harmonisere de nye regelverkene. Dette vil også påvirke Norge gjennom EØS-avtalen.

Loven må også sees på som et resultat av forbrukernes økte forventninger om innsikt i arbeidsforhold og menneskerettigheter i produksjon av varer og tjenester. Forbrukerene vil med åpenhetsloven lettere kunne ta informerte valg, og med dette utøve sin forbrukermakt.

Først og fremst store virksomheter, men…

Loven gjelder for alle virksomheter som ikke er definert som små foretak i regnskapsloven, og som selger varer og tjenester i eller utenfor Norge.

Dette er i hovedsak allmennaksjeselskaper, børsnoterte selskaper eller selskaper som overskrider to av følgende tre terskeler:

• Salgsinnstekt på 70 millioner kroner.
• Balansesum på 35 millioner kroner.
• Gjennomsnittlig mer enn 50 ansatte i løpet av regnskapsåret.

Morselskaper er omfattet dersom mor- og datterselskaper oppfyller kravene sett som én enhet.

Det er likevel viktig å merke seg at selv om en virksomhet ikke er omfattet direkte av loven, kan den være leverandør til en virksomhet som er omfattet. Mindre virksomheter vil derfor indirekte blir rammet av loven, ved at større virksomheter viderefører krav til disse.

Dette betyr at nordnorske selskaper som er leverandør til en større virksomhet må være forberedt på å gjennomføre aktsomhetsvurderinger knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er dermed i praksis bli langt flere nordnorske bedrifter som vil påvirkes av lovens krav.

Åpenhetsloven kan påvirke konkurranse om offentlige kontrakter

Lov om offentlige anskaffelser § 5 krever at oppdragsgivere skal ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser, men det er ikke nærmere regulert hvordan dette skal gjøres i praksis.

Det er grunn til å forvente at åpenhetsloven vil sette en ny standard for hvilke etiske krav som stilles i offentlige anbudskonkurranser. Dette innebærer at virksomheter som i utgangspunktet ikke omfattes av kravene i loven likevel vil måtte oppfylle disse for å kunne være med og konkurrere om offentlige kontrakter.

Hva er en aktsomhetsvurdering?

Den største forpliktelsen i åpenhetsloven er kravet om at virksomhetene skal gjennomføre aktsomhetsvurderinger for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Aktsomhetsvurderingene er en prosess virksomheten skal utføre for å kartlegge, forebygge og begrense negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Formålet med aktsomhetsvurderingene er å kartlegge og styre risiko for negativ påvirkning av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og sørge for at virksomheten er bevisst det ansvaret den har.

Aktsomhetsvurderingene skal gjøres i tråd med OECDs retningslinjer for multinasjonale selskaper. Vurderingene bør være en integrert del av virksomhetens beslutningsprosesser og system for risikostyring. Innholdet og omfanget av aktsomhetsvurderingene bør tilpasses størrelsen på foretaket og det generelle risikonivået. Aktsomhetsvurderingene skal være en kontinuerlig prosess i virksomheten gjennom året. kontinuerlig i selskapet

Aktsomhetsvurderingene skal gjennomføres for:

• Egen virksomhet.
• Leverandører og andre forretningsforbindelser.

Med leverandører menes hele verdikjeden av leverandører og underleverandører som inngår i en virksomhets produksjon av varer og tjenester.

Begrepet forretningsforbindelser omfatter enhver som leverer varer og tjenester til virksomheten, men som ikke omfattes av definisjonen leverandørkjede. For forretningsforbindelser gjelder ikke kravet om å kartlegge hele leverandørkjeden, kun selve forretningspartneren.

Dersom man avdekker negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos én av sine leverandører, medfører dette ikke nødvendigvis at man må avslutte kundeforholdet. Bedriften bør bruke sin påvirkningskraft og har et ansvar for å stanse, redusere eller forebygge den negative påvirkningen gjennom dialog med leverandøren. Det er videre viktig å følge opp leverandørens endringer og kartlegge resultatene av disse.

Aktsomhetsvurderingene kan oppsummeres i 6 trinn:

1. Forankring av ansvarlighet og retningslinjer i virksomhetens styringsprosesser.
2. Kartlegg og analyser negativ påvirkning fra egen virksomhet, leverandørkjede og forretningsforbindelser.
3. Stanse, redusere eller forebygge negativ påvirkning hvor dette er påkrevd.
4. Følge opp gjennomføring og resultater.
5. Ha dialog med interessenter og rettighetshavere om hvordan negativ påvirkning er håndtert.
6. Sørge for gjenoppretting der skade har skjedd.

Aktsomhetsloven krever årlige redegjørelser

Hvert år plikter selskapet å offentliggjøre en redegjørelse som beskriver virksomhetens aktsomhetsvurderinger, herunder håndtering av faktiske og potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Redegjørelsen skal i hovedsak inneholde

• en generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner.
• opplysninger om tiltak som er iverksatt eller planlegges iverkatt for å stanse negative konsekvenser på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Redegjørelsen skal også inneholde opplysninger om faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Virksomheten skal som et minimum redegjøre for hvordan valgt tiltak har bidratt til eller forventes å bidra til og begrense risiko eller rett frem faktiske negative konsekvenser.

Redegjørelsen skal offentliggjøres på virksomhetens nettsider innen 30. juni hvert år. Dette innebærer at redegjørelsen skal publiseres første gang 30. juni 2023. Ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger, skal redegjørelsen endres eller oppdateres.

Innsynsrett for alle

Åpenhetsloven gir alle som retter en skriftlig forespørsel til en virksomhet rett til informasjon. Dette omfatter hvordan virksomheten håndterer faktisk og potensielle negative konsekvenser med utgangspunkt i aktsomhetsvurderingene de har utført. Svaret skal være skriftlig, dekkende og forståelig. Virksomheten skal også opplyse om de vurderinger den faktisk har gjort. Svaret skal gis innen tre uker fra forespørselen er mottatt. I enkelte tilfeller kan det være grunnlag for utsatt frist, men dette må begrunnes og det må gis opplysninger om når svar kan ventes.

Virksomheter bør forberede seg på at forbrukere, media, organisasjoner, konkurrenter, forretningsforbindelser og myndigheter vil kunne sende konkrete forespørsler som må besvares.

God kartlegging og gode aktsomhetsvurderinger vil gjøre det enklere for virksomheten å besvare innsynskravene.

Plikten til å besvare innsynsbegjæringer er gjeldende fra 1. juli 2022. Dette betyr at virksomheter allerede nå må være forberedt på å håndtere henvendelser om innsyn.

Innsynsbegjæringer kan avslås

For å unngå store økonomiske og administrative byrder for virksomhetene er det fastsatt enkelte unntak for når virksomheten kan avslå krav om innsyn. Et krav om innsyn kan avslås i følgende tilfeller:

• Kravet gir ikke tilstrekkelig grunnlag for å identifisere hva kravet gjelder.
• Kravet er åpenbart urimelig.
• Den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om noens personlige forhold.
• Den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om tekniske innretninger, fremgangsmåter eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningene angår.

I henhold til forarbeidene er de ovenfor nevnte tilfeller ment å være snevre unntaksbestemmelser.

Hvor bør din bedrift starte?

Den nye loven pålegger bedrifter som er omfattet av loven relativt omfattende forpliktelser. Det er dermed viktig å komme i gang med arbeidet så raskt som mulig. Virksomheter som er omfattes bør starte med følgende punkter:

• Lag en plan for arbeidet med åpenhetsloven. Planen bør inneholde en oversikt og beskrivelse av hvordan arbeidet med skal forankres i virksomheten.
• Forankre arbeidet med aktsomhetsvurderinger i styrende dokumenter. Det er viktig å komme i gang med å utvikle og tilpasse prosedyrer, rapporteringssystemer og policyer slik at aktsomhetsvurderingene blir en integrert del av selskapet.
• Analyser egen virksomhet og forretningsforbindelser på et overordnet nivå. Få en oversikt over hvilke varer og tjenester man kjøper, og hvordan leverandørporteføljen ser ut.
• Klassifiser leverandører i risikokategorier. Når du vet hvem leverandørene og forretningspartnere dine er, er det viktig å klassifisere dem i forskjellige kategorier ut fra hvilken risiko de utgjør for deg.
• Rapporter og dokumenter dine vurderinger og tiltak basert på arbeidet med aktsomhetsvurderingene i leverandørkjeden.

En rekke store virksomheter opererer allerede med ulike rapporteringskrav og gjennomfører risikovurderinger av seg selv og førsteleddsleverandører. For disse virksomhetene vil det være hensiktsmessig å ta i bruk de systemene for rapportering som eksisterer i bedriften. Med åpenhetsloven vil rapporteringskravene utvides til å omfatte hele leverandørkjeden. Det vil med dette være ressursbesparende å ta i bruk rapporteringsverktøy som allerede er implementert i bedriften, og utvide disse til også å gjelde øvrig leverandørkjede.

Forbrukertilsynet er tilsynsmyndighet

Det er Forbrukertilsynet som skal føre tilsyn med at bestemmelsene i loven overholdes. Ved brudd på åpenhetsloven kan Forbrukertilsynet fatte vedtak om forbud eller påbud, tvangsmulkt eller overtredelsesgebyr.

I tillegg til de lovbestemte sanksjoner, vil brudd på loven kunne medføre vesentlig omdømmerisiko for virksomheten.

I første fase etter at loven trer i kraft vil imidlertid Forbrukertilsynet ha fokus på veiledning av virksomhetene. De vil kontinuerlig oppdatere sine nettsider, svare på spørsmål og være i dialog med virksomhetene.

Forbrukertilsynet har også gitt uttrykk for at loven skal evalueres etter ett år. Det vil da bli vurdert om loven skal utvides til å omfatte virksomheter som defineres som små etter regnskapsloven. Tilsynet vil også vurdere å ta inn et punkt om plikt til å offentliggjøre informasjon om produksjonssted.

Hvilke muligheter gir åpenhetsloven?

Selv om det er knyttet en rekke forpliktelser til åpenhetsloven, kan loven også skape positive ringvirkninger for virksomhetene.

Det er høy risiko knyttet til det å bli assosiert med mindre seriøse leverandører. Leverandører som ikke overholder krav til menneskerettigheter og grunnleggende arbeidstakerrettigheter kan ofte ha tilknyttet operasjonell risiko. Virksomhetens innvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er viktig for selskapets omdømme. Dette gjelder både ut mot kunder, men også egne ansatte. Bedriften vil bli mer attraktiv som arbeidsplass og forretningspartner.

Ved å overholde åpenhetslovens krav vil virksomheten kunne redegjøre for sin leverandørkjede og forsikre kunder om at virksomheten tar menneskerettigheter og arbeidsforhold på alvor.

I dagens samfunn, hvor forbrukere og andre aktører stiller stadig større krav til ansvarlighet og etisk produksjon, vil åpenhetsloven være et godt verktøy for å sikre at din virksomhet møter forbrukernes forventninger. Virksomheter som i større grad anvender lokale leverandører vil ha en enklere jobb med rapportering etter åpenhetsloven.

Sist, men ikke minst, vil orden på egen leverandørkjede være et konkurransefortrinn ikke bare i Norge, men også i EU, Storbritannia og USA når det innføres krav til aktsomhetsvurderinger også i disse områdene.