1. General

There are many expectations and requirements placed on you as an employee of Mestergruppen – by legislators, public authorities, business partners and society in general. Our ethics guidelines are designed to help clarify these expectations and define a common standard of ethics for Mestergruppen. At Mestergruppen, we adhere to current rules and guidelines, but we also want to lead by example when it comes to responsible business practices. As a result, in some cases our ethics guidelines place more stringent demands on you as
an employee than the current regulations, which means that an action can be in violation of our ethics guidelines even if it is not actually illegal. Mestergruppen’s ethics guidelines apply to all employees of Mestergruppen or businesses owned by Mestergruppen
(“Mestergruppen”), including temporary staff, consultants, contract workers and Board members at these businesses (“Employees”). Mestergruppen expects its member companies to comply with Mestergruppen’s guidelines for members, suppliers and
business partners. Mestergruppen’s ethics guidelines also apply to the extent they are appropriate. Our ethics guidelines will help to clarify management expectations of how Mestergruppen’s employees should behave.
Of course, these guidelines cannot provide a complete description of how you should act in any given situation and responsibility for acting in a lawful and responsible manner will always lie with the individual employee. If you need guidance in relation to Mestergruppen’s ethics guidelines, you are encouraged to contact your immediate superior/senior manager or the Compliance Officer at [email protected]. If you suspect or become aware of censurable conditions at Mestergruppen, you are encouraged to report this to us in accordance with section 16 below. Some business areas have special guidelines. Where special guidelines exist for your area of work, these are binding in the same way as Mestergruppen’s ethics guidelines. In the event of any conflict, the special guidelines shall take precedence and the ethics guidelines shall apply as far as they are appropriate. Our ethics guidelines are available on the Intranet. Here you will also find Mestergruppen’s digital whistleblowing channel as well as e-learning tools. These ethics guidelines are intended to provide you with information about the more general standards and expectations that apply to Mestergruppen’s employees. There are several other relevant guidelines that apply to more
specific areas and we encourage all employees to familiarise themselves with these. 

The relevant guidelines are:

• Mestergruppen’s guidelines for members, suppliers and business partners.
• Mestergruppen’s guidelines for compliance with section 10 of the Norwegian Competition Act.
• Mestergruppen’s guidelines for preventing bullying and harassment.
• Mestergruppen’s Anti-Corruption Guidelines.
• Mestergruppen’s policy on drug use and gambling.
• Mestergruppen’s guidelines on the use of social media.
• Mestergruppen’s privacy policy.
• Mestergruppen’s IT/information security guidelines.
• Mestergruppen’s whistleblowing procedures.

2. Openness, respect and consideration
Mestergruppen’s employees must act in a responsible manner and properly protect the Group’s values and reputation within the framework of applicable regulations and guidelines. Mestergruppen’s corporate culture must be characterised by respect and consideration for the environment, as well as for other people and their property.

3. Respect for competition rules

Mestergruppen must compete on the market with respect for all current competition and marketing legislation. This includes avoiding all forms of price fixing or market sharing, such as geographically or by customer type or assignment. Mestergruppen’s goods and services must otherwise be marketed and sold in accordance with good marketing and business practices. All those who work in relevant positions must familiarise themselves and comply with Mestergruppen’s guidelines for compliance with section 10 of the Norwegian Competition Act.

4. Integrity of suppliers and business partners
Mestergruppen aims to be a responsible purchaser and we require all our business partners to comply with our ethical standards as described in Mestergruppen’s guidelines for suppliers and business partners as well as in our supplier agreements.

5. Bullying, harassment and discrimination

Mestergruppen must be a safe and inclusive workplace and all employees must be treated with respect. All forms of discrimination, bullying and harassment are in violation of these values and are of course completely unacceptable to us. Harassment means unwanted attention, actions, omissions or comments that are, or are intended to be, offensive, threatening, hostile, degrading or humiliating. All employees have a duty to familiarise themselves with and respect Mestergruppen’s guidelines for preventing bullying and harassment.

6. Conflicts of interest and impartiality
If you as an employee have personal interests that may potentially influence the assessments and decisions you make in your position at Mestergruppen, this will be deemed a conflict of interest that may disqualify you from handling the case. If you are faced with a potential conflict of interest, therefore, you should contact your immediate superior, who will determine your impartiality. If an employee is disqualified from handling a matter, it must also not be decided on by a directly subordinate employee. “Directly subordinate” means all employees who are in a direct line below the employee in question. Nobody may make decisions on behalf of Mestergruppen that relate to investments in, purchases from or other cooperation with businesses in which the person concerned, or their close associates, have ownership interests, financial interests, Board membership or other senior positions. In such situations, the employee’s immediate superior should be contacted for an assessment and a decision. Employees may not take on work for other businesses without the consent of their immediate superior, nor may they acquire ownership in a competing business without equivalent consent. This does not apply to listed shares that are traded on the open market. Mestergruppen’s assets must not be used for private purposes. An exception to this is telephones that are intended to be used for both work and private purposes and which are taxed accordingly. Computer equipment belonging to Mestergruppen must be used for work purposes. Use of computer equipment for private purposes must be kept to a minimum and a great degree of caution must be exercised during such use. You must refrain from any use that could potentially be in violation of applicable regulations or guidelines or which may otherwise potentially be contrary to Mestergruppen’s interests.

7. Gifts, corruption and bribery
Corruption can be described as the giving or receiving of an improper advantage, for example in the form of money, gifts or services, with the intention of influencing the recipient’s assessments or decisions. Employees must not give or receive personal gifts or other benefits by virtue of their position at Mestergruppen. In exceptional cases, it may be permissible to offer and receive simple courtesy gifts of minimal financial value, i.e. up to a maximum of NOK 500, provided that these are clearly appropriate under the circumstances. Gifts must be addressed to the recipient’s official work address. Gifts must not be given to public-sector employees. Cash cannot be accepted or given. Nor can gifts or other benefits be given or received in return for a service or in situations where this could potentially be designed to influence the assessments or actions of the recipient. Such gifts must be returned along with written information about Mestergruppen’s guidelines. Particular caution must be exercised in negotiation situations and during tender processes, and contact with the parties concerned must be limited to what is strictly necessary for operational reasons. Employees are permitted to invite suppliers and business associates to events that include entertainment and may also attend events of this kind. Such events must have a specific business purpose and entertainment must be characterised by sobriety. Otherwise, the written approval of your immediate superior is required. All employees have a duty to familiarise themselves and comply with Mestergruppen’s Anti-Corruption Procedures.

8. Money laundering and other economic crime

Money laundering refers to actions that help conceal the illegal origin of income or assets. If we receive payment from those engaged in illegal activity, this could potentially come under the provisions of the Norwegian Penal Code on
money laundering and/or receiving stolen property. All employees must refrain from all forms of economic crime, including – but not limited to – receiving stolen property, fraud, and tax and customs evasion. We must be particularly restrictive in establishing customer relationships or receiving payments from customers where the legality of the customer’s business may be called into question. All employees must complete Mestergruppen’s e-learning course on anti-money laundering so that they can recognise the signs of money laundering and know how to handle such situations.

9. Sponsorship and donations

Sponsorship means the provision of direct or indirect support to organisations, individuals or events by Mestergruppen, where Mestergruppen in return receives a benefit in the form of various kinds of marketing and other visibility and brand promotion. Donations mean gifts, financial contributions or anything else that Mestergruppen gives to charity. Mestergruppen generally wants to make a positive contribution. However, sponsorship and donations must be rooted in Mestergruppen’s values and social engagement. Mestergruppen does not donate funds to political parties. All decisions relating to sponsorship and donations at Mestergruppen must be made by the line manager, and sponsorship and donations must always be documented in a written agreement between Mestergruppen and the recipient. There is a risk with sponsorship and donations that funds may be given or received on the basis of personal interest, therefore anyone involved in a decision relating to sponsorship and donations at Mestergruppen must ensure that this takes place in line with Mestergruppen’s ethics guidelines; see in particular sections 6 and 7.

10. Alcohol and drug use

Mestergruppen is a drug-free workplace and an Akan company. Moderate amounts of alcohol may be consumed in work-related social settings where this is considered appropriate. As an employee, however, you are expected to take a responsible approach to alcohol and to exercise moderation in situations where you are representing Mestergruppen. You must not give or receive alcohol by virtue of being an employee or representative of Mestergruppen. All employees have a duty to familiarise themselves and comply with Mestergruppen’s Policy on Drug Use and Gambling.

11. Social media
All communication on social media on behalf of the company must reflect Mestergruppen’s values and, as an employee, you are expected to act with care and professionalism in all contexts where you are representing your employer in the public domain. All employees have a duty to familiarise themselves and comply with Mestergruppen’s guidelines on the use of social media.

12. Confidentiality

All employees have a duty, both during and after their period of employment, to maintain confidentiality concerning Mestergruppen’s business, customers, partners and employees and the personal and business circumstances of others of which they become aware through their work. This duty of confidentiality does not prevent the reporting of potentially censurable conditions at the company; see section 16.

13. Privacy and IT/information security
All employees have a duty to familiarise themselves and comply with Mestergruppen’s guidelines on privacy and IT/information security.
14. Sustainability and social responsibility
Mestergruppen seeks out sustainable business practices, with an underlying respect and consideration for people, society and the environment. At Mestergruppen, we respect the basic requirements for human rights and decent working conditions as derived from the Norwegian Working Environment Act and international conventions.

15. Compliance and responsibility

15.1 Personal responsibility
All employees have a personal responsibility to familiarise themselves and comply with applicable regulations, as well as Mestergruppen’s ethics guidelines, and nobody shall act, or help or encourage others to act, in violation of these.
Where there is any doubt, this must be discussed with the employee’s immediate superior wherever possible or with the Compliance function, depending on the circumstances.
15.2 Management responsibility
Managers with staff responsibility have a duty to ensure that employees review Mestergruppen’s ethics guidelines on commencing their employment and thereafter at least once a year, and that at their annual employee review they
confirm they have read, understood and will comply with the guidelines. There is also a specific management responsibility to lead by example and managers must support and implement the ethics guidelines within the organisation to the best of their ability.
Mestergruppen’s Compliance function is responsible for ensuring that updated ethics guidelines are readily available to all employees and for organising the necessary training and guidance.
15.3 Consequences of violations
Violations of applicable regulations, Mestergruppen’s ethics guidelines or other internal guidelines may have consequences for your employment. Depending on the severity of the violation, it may result in a written warning, termination of employment, dismissal and potentially reporting to the public authorities/criminal liability.

16. Whistleblowing

Mestergruppen strives to be a safe place to work, with a culture of free speech that is characterised by openness and communication. Should you discover any indications of censurable conditions at the company, you have a right, and depending on the circumstances also an obligation, to report these to us. Examples of censurable conditions can include a risk to life, health, climate or the environment, an unhealthy working environment, bullying, harassment, discrimination, economic crime or abuse of power at the workplace. Reports can be made to your immediate superior or senior manager. Reports can also be made to the Compliance function via Mestergruppen’s digital whistleblowing channel, which makes reporting easy and safe – whether under your own name or anonymously. You will find the digital whistleblowing channel on the Intranet. Retaliation is prohibited and Mestergruppen will not accept any form of retaliation against employees who have made a report in good faith. All employees have a duty to familiarise themselves with Mestergruppen’s whistleblowing procedures.

Bakgrund och omfattning
Mestergruppen skall vara en trygg arbetsplats präglad av öppenhet och dialog vilket är en viktig del av en trygg och säker arbetsmiljö och välfungerande förvaltning av våra verksamheter. Visselblåsning
bidrar till att inrapporteringar om oegentligheter och missförhållanden av allmänintresse hanteras, korrigeras långsiktigt och förebyggs i framtiden. Mestergruppen ställer sig positivt till alla typer av inrapporteringar i linje med rutin och uppmuntrar till att rapportera en gång för mycket än en gång för lite. Inrapportering ska ske så snart möjligt efter uppmärksammande om incident, vilket möjliggörför Mestergruppen att hantera inrapporterade incidenter i ett tidigt stadium. Syftet med detta dokument är att tydliggöra hantering av visselblåsning i enlighet med EU:s visselblåsardirektiv och svensk lagstiftning om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden. Rutinerna reglerar bland annat vilka rättigheter och skyldigheter som följer hanteringen av visselblåsningskanalen för våra medarbetare och övriga berörda intressenter. Vidare vilka förväntningar som ligger på arbetsgivare att hantera inrapporteringar objektivt och skyndsamt. Detta dokument ska vara tillgängligt via intranät och i samband med kommunikation av visselblåsarkanal. I samband med kommunikation av visselblåsarkanal ska också aktuella etiska riktlinjer finnas tillgängligt. Alla medarbetare och berörda intressenter uppmanas att läsa in sig på tillhörande dokumentation och medarbetare kan genomföra intern utbildning från Mestergruppen AS innan rapportering sker. Vid eventuella frågor angående visselblåsarkanal eller tillhörande rutiner kontakta Hållbarhetschef för Mestergruppen Sverige AB. Kontaktuppgifter finns i anslutning till kommunikation av visselblåsakanalen.

Vad ska rapporteras
Visselblåsning innebär att rapportera missförhållanden av allmänintresse inom företagets verksamhet, det vill säga förhållanden som strider mot lagar och förordningar, Mestergruppens etiska riktlinjer eller etiska normer på företaget och i samhället i övrigt. Den rapporterande personen ska ha skälig anledning att anta att informationen är sann.

Exempel på anmärkningsbara missförhållanden inkluderar:
- Risk för liv och hälsa
- Risk för negativ påverkan på miljö eller omgivning
- Maktmissbruk
- Osund social och organisatorisk arbetsmiljö, inklusive mobbning, diskriminering eller
trakasserier
- Ekonomisk brottslighet, inklusive korruption, penningtvätt, mottagande av stulen egendom,
förskingring eller bedrägeri
- Brister i hantering av personintegritet och personuppgifter
Ovan lista är inte uttömmande

Uttalanden som rapporteras om förhållanden som enbart hänförs till den anställdas egna arbetsförhållanden (exempelvis personalkonflikter, yrkesmässiga eller politiska meningsskiljaktigheter, allmänt missnöje med arbetssituationen eller arbetsplatsen) anses inte vara grund för visselblåsning om inte rapporteringen berör någon av punkterna på föregående sida eller avser andra missförhållanden av allmänintresse.

Vilka kan rapportera

Visselblåsarkanalerna ska vara tillgängliga för anställda, praktikanter, egenföretagare som är verksamma i företaget, personer som ingår i företagets förvaltnings-, lednings, eller tillsynsorgan samt aktieägare som är verksamma i företaget. Anställda inom Mestergruppens medlemsföretag, leverantörer och andra affärspartners har möjlighet att rapportera genom berörd visselblåsarkanal, dock är det en frivillig rapporteringsform som inte regleras av den så kallade Visselblåsarlagen. Observera att det kan finnas begränsningar för anställda inom Mestergruppens medlemsföretag, leverantörer och andra affärspartners inom områden definierade under nedan ”Skydd för visselblåsare”.

Rättigheter och skyldigheter
Alla berörda intressenter har rätt att rapportera missförhållanden av allmänintresse som berör. Mestergruppens verksamhetsutövning. Alla berörda intressenter har också en skyldighet att rapportera all typ av missförhållanden som kan utgöra en risk för liv eller hälsa, inklusive skada eller sjukdom till följd av arbetsförhållanden inklusive trakasserier eller diskriminering, till följd av Mestergruppens verksamhetsutövning.

Skydd för visselblåsare

Skyddet omfattar arbetssökande, anställda, praktikanter, egenföretagare som är verksamma i företaget, personer som ingår i företagets förvaltnings-, lednings, eller tillsynsorgan samt aktieägare som är verksamma i företaget. Skyddet kan omfatta en bredare krets utöver nämnda intressenter. I enlighet med den så kallade visselblåsarlagen innefattas skydd i form av ansvarsfrihet, skydd mot hindrande åtgärder och skydd mot repressalier. Med skydd i form av ansvarsfrihet menas att en rapporterande person inte får göras ansvarig för att ha åsidosatt en tystnadsplikt. Ansvarsfriheten medför dock inte någon rätt att lämna ut handlingar och ansvarsfrihet ges inte om personen genom att inskaffa informationen gör sig skyldig till brott. Lagen medför förbud mot hindrande åtgärder för att hindra eller försöka hindra rapportering genom exempelvis bestraffning eller hot om bestraffning. Lagen medför också förbud mot repressalie i form av exempelvis uppsägning, avskedande, avstängning, degradering, utebliven befordran, ändrade arbetsuppgifter, omplacering, lönesänkning, ändrade arbetstider, trakasserier, orättvis behandling och negativa vitsord. En förutsättning för skydd är att personen hade skälig anledning att anta att det var nödvändigt att rapportera informationen för att avslöja ett missförhållande av allmänintresse.

Visselblåsningsprocess

Intressenter som vill rapportera missförhållanden kan antingen vända sig, muntligt eller i skrift, till sin närmast ansvariga chef eller arbetsledare eller genom användande av Mestergruppens digitala
visselblåsningskanal. Länk till den digitala visselblåsningskanalen ska göras tillgänglig på Mestergruppens officiella webbplats och intranät. I visselblåsningskanal finns det möjligheter att rapportera med angivet namn alternativt anonymt, vid val av anonymt alternativ garanteras full anonymitet under hela hanteringsprocessen. Det finns möjligheter att ge muntlig rapportering genom berörd visselblåsningskanal, dock kommer inspelad röst vara den tillhörande rapporterande intressent även vid anonym rapportering. Visselblåsning kan också ske genom externa myndighetskanaler. Efter rapportering via visselblåsarkanal kan, vid behov, dialog fortsätta med representant från intern visselblåsargrupp för Mestergruppen. Vid anonym rapportering sker denna dialog fortsatt med full anonymitet.

- Ärende som rapporteras genom visselblåsarkanal ska bekräftelse om mottagande utgå till rapporterande person inom sju dagar, om inte rapporterande person avsagt sig bekräftelse
vid rapporteringstillfället. Detta sker genom digital visselblåsarkanal om rapportering inkommit den vägen.
- Visselblåsare ska få återkoppling i skälig utsträckning. Återkoppling ska ske inom max 3
månader från att rapportering inkommit
- Dokumentation och dialog sparas i digital visselblåsarkanal

Mestergruppens hantering

När en rapportering sker till närmast ansvarig chef eller arbetsledare ska den personen hantera rapportens innehåll, med eventuellt stöd från Mestergruppens visselblåsargrupp. Rapporteringar genom Mestergruppens visselblåsarkanal tas emot via mailavisering avHållbarhetschef på Mestergruppen Sverige AB som genomför en första bedömning av nivå av skyndsamhet som krävs. Ärendet hanteras sedan av visselblåsargrupp som består av:

- Hållbarhetschef Mestergruppen Sverige AB
- HR-ansvarig Mestergruppen Sverige AB
- HR-direktör Mestergruppen AS

Även om rapporterande intressent angivit sitt namn kommer ärendet hanteras konfidentiellt i den mån det är möjligt och inte spridas till fler än ytterst nödvändigt för en fullgod hantering av ärendet. Ärendehanteringen ska ske i enlighet med principer nedan:

- Ärende som rapporteras genom visselblåsarkanal ska bekräftelse om mottagande utgå till rapporterande person inom sju dagar, om inte rapporterande person avsagt sig bekräftelse vid rapporteringstillfället. Detta sker genom digital visselblåsarkanal om rapportering inkommit den vägen.

- Alla anmälningar tas på allvar

- Rapporter måste behandlas snarast möjligt

- Alla rapporter måste genomgå korrekt ärendehantering med relevanta vidtagna åtgärder

- Både visselblåsare och de personer som en anmälan gäller måste tas om hand under processen och visselblåsare ska få återkoppling i skälig utsträckning. Återkoppling ska ske inom max 3 månader från att rapportering inkommit

- Visselblåsarärenden ska hanteras konfidentiellt så långt det är möjligt.

- Ärendehanteringen ska dokumenteras skriftligen.

- Användningen av Mestergruppens visselblåsarsystem får aldrig leda till någon form av
repressalier

- Mottagare och visselblåsargrupp ska agera oberoende och självständigt i förhållande till företaget, med självständigt mandat att agera för uppstart och avslutning av ärende och
undvikande av intressekonflikter.

Tystnadsplikt

Den person som hanterar ett ärende får inte obehörigen röja en uppgift som kan avslöja identiteten på den rapporterande personen eller på någon annan enskild som förekommer i ärendet. 
Begreppet enskild omfattar både fysisk och juridisk person. Endast obehörigt röjande förbjuds.

I följande fall är det tillåtet att lämna ut uppgifter:
- Överlämnande av uppgifter mellan olika personer som utsetts att hantera visselblåsarfunktionen

- Vidarebefordrande av uppgifter hos personalfunktionen hos verksamhetsutövaren för arbetsrättsliga åtgärder eller för polisanmälan

- Utlämnande av uppgifter till en person som visselblåsaren medvetet har rapporterat falsk information om

- Om den som skyddas av tystnadsplikten samtycker till att de skyddade uppgifterna lämnas ut.

Den som bryter mot tystnadsplikten kan dömas till ansvar för brott mot tystnadsplikten enligt brottsbalken.