Forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften)

Del II. Anskaffelser under EØS-terskelverdiene og særlige tjenester

Kapittel 8. Planlegging og kunngjøring

§ 8-1.Forberedende undersøkelser

(1) Oppdragsgiveren kan gjennomføre markedsundersøkelser for å forberede anskaffelsen og gi informasjon til leverandørene om sine planer og behov.
(2) Oppdragsgiveren kan søke eller motta råd fra uavhengige eksperter, myndigheter, leverandører eller andre markedsaktører. Rådene kan brukes i planleggingen og gjennomføringen av anskaffelsen. Forutsetningen er at rådene ikke har konkurransevridende effekt eller fører til brudd på likebehandlingsprinsippet.

§ 8-2.Dialog med leverandører før konkurransen

(1) Når en leverandør eller en virksomhet tilknyttet leverandøren har gitt råd til oppdragsgiveren forut for konkurransen, skal oppdragsgiveren treffe egnede tiltak for å sikre at leverandøren ikke får en urimelig konkurransefordel dersom han deltar i konkurransen. Det samme gjelder dersom leverandøren har vært involvert i planleggingen av konkurransen på annen måte.
(2) Egnede tiltak vil blant annet være
a.å sørge for at de andre leverandørene som deltar i konkurransen, mottar de samme relevante opplysningene som er utvekslet i dialogen med leverandøren ved planleggingen av konkurransen
b.å fastsette en tilstrekkelig frist for mottak av tilbud for å utjevne eventuelle fordeler.

§ 8-3.Tillatte anskaffelsesprosedyrer

Oppdragsgiveren kan bruke åpen tilbudskonkurranse eller begrenset tilbudskonkurranse.

§ 8-4.Konkurransegrunnlag

(1) Oppdragsgiveren skal utarbeide et konkurransegrunnlag, med mindre kunngjøringen inneholder opplysningene som er angitt i annet ledd.
(2) Konkurransegrunnlaget skal inneholde følgende opplysninger, med mindre de allerede er tilstrekkelig beskrevet i kunngjøringen:
a.hva som skal anskaffes
b.hvilke kontraktsvilkår som gjelder for oppdraget
c.hvorvidt oppdragsgiveren vil inngå en rammeavtale
d.hvordan oppdragsgiveren skal gjennomføre konkurransen
e.hvilke krav som gjelder for innholdet i og utformingen av en forespørsel om å delta i konkurransen eller et tilbud
f.andre opplysninger som er av betydning for utarbeidelsen av en forespørsel om å delta i konkurransen eller et tilbud.
(3) Oppdragsgiveren har risikoen for uklarheter i konkurransegrunnlaget.
(4) Frem til signering av kontrakten kan oppdragsgiveren foreta endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige.

§ 8-5.Kravspesifikasjoner

(1) Kravspesifikasjonene skal angi kravene som stilles til egenskapene til varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene som oppdragsgiveren skal anskaffe.
(2) Kravene skal ha tilknytning til leveransen og stå i forhold til anskaffelsens formål og verdi. De kan vise til alle sider av og trinn i livssyklusen til varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene som kontrakten gjelder.
(3) Kravene kan ikke vise til bestemte fabrikater, prosesser, varemerker, patenter eller typer, eller en bestemt opprinnelse eller produksjon som fører til at visse leverandører eller produkter favoriseres eller utelukkes. En slik henvisning er likevel tillatt dersom
a.det er nødvendig ut fra anskaffelsens formål, eller
b.det ikke er mulig for oppdragsgiveren å beskrive anskaffelsen tilstrekkelig presist og forståelig på en annen måte. Henvisningen skal følges av uttrykket «eller tilsvarende».

§ 8-6.Merkeordninger

Oppdragsgiveren kan kreve en bestemt merkeordning som dokumentasjon for at varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene har miljømessige, sosiale eller andre egenskaper som angitt i kravspesifikasjonene, tildelingskriteriene eller kontraktsvilkårene. Vilkårene angitt i § 15-3 må være oppfylt.

§ 8-7.Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon

(1) Oppdragsgiveren kan stille krav til leverandørenes kvalifikasjoner, inkludert krav til økonomisk og finansiell kapasitet og tekniske og faglige kvalifikasjoner.
(2) Kravene skal ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen og være relevante for å sikre at leverandøren har kvalifikasjonene til å utføre kontrakten.
(3) Oppdragsgiveren skal angi kvalifikasjonskravene sammen med de tilhørende dokumentasjonskravene i anskaffelsesdokumentene.
(4) Oppdragsgiveren kan kreve fremlagt attester utstedt av uavhengige organer som dokumentasjon for at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, miljøledelsessystemer eller -standarder på de vilkår som fremgår av § 16-7.

§ 8-8.Kontrakter som reserveres for virksomheter med funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer

Oppdragsgiveren kan begrense konkurransen til virksomheter eller programmer som har som hovedformål å integrere funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer i arbeidslivet. Dette gjelder bare når minst 30 prosent av de ansatte i virksomheten eller programmet har en funksjonshemming eller er vanskeligstilte. Dersom oppdragsgiveren bruker denne muligheten, skal han angi dette i kunngjøringen.

§ 8-9.Utvelgelse av leverandører

(1) Ved en begrenset tilbudskonkurranse kan oppdragsgiveren fastsette en nedre, eventuelt også en øvre, grense for det antallet leverandører som skal velges ut til å gi tilbud.
(2) Oppdragsgiveren skal angi den nedre og øvre grensen i anskaffelsesdokumentene, sammen med objektive og ikke-diskriminerende kriterier eller regler for utvelgelsen av eventuelt overtallige kvalifiserte leverandører.
(3) Oppdragsgiveren skal velge ut et antall deltakere som er tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse, men likevel ikke færre enn tre. Oppdragsgiveren kan velge ut færre leverandører enn han har oppgitt i anskaffelsesdokumentene dersom det ikke foreligger et tilstrekkelig antall leverandører.
(4) Oppdragsgiveren skal snarest mulig gi leverandørene som ikke blir valgt ut, en skriftlig meddelelse om utvelgelsen. Meddelelsen skal inneholde en kort begrunnelse.

§ 8-10.Egenerklæring

(1) Oppdragsgiveren kan kreve at leverandørene leverer en egenerklæring sammen med forespørselen om å delta i konkurransen eller tilbudet, som et foreløpig dokumentasjonsbevis for
a.at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene
b.at det ikke foreligger grunner for avvisning
c.at leverandøren oppfyller eventuelle utvelgelseskriterier.
(2) Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kreve at den valgte leverandøren straks leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis. Dette gjelder ikke ved tildeling av kontrakter under en rammeavtale uten gjenåpning av konkurransen.
(3) Denne bestemmelsen er ikke til hinder for at en egenerklæring brukes som et endelig dokumentasjonsbevis, dersom dette er angitt etter § 8-7 tredje ledd.

§ 8-11.Tildelingskriterier

(1) Oppdragsgiveren skal velge tilbud på grunnlag av objektive tildelingskriterier som skal angis i prioritert rekkefølge i anskaffelsesdokumentene.
(2) Tildelingskriteriene skal ha tilknytning til leveransen. Slike kriterier kan for eksempel være pris, kvalitet, livssykluskostnader, miljø, sosiale hensyn og innovasjon. Tildelingskriteriene skal ikke være så skjønnspregede at de gir oppdragsgiveren en ubegrenset valgfrihet.
(3) Oppdragsgiveren kan bruke det samme vurderingstemaet både som kvalifikasjonskrav og tildelingskriterium, forutsatt at vurderingstemaet har tilknytning til leveransen.
(4) Oppdragsgiveren skal angi krav til dokumentasjon for hvert tildelingskriterium.

§ 8-12.Kontraktsvilkår

(1) Oppdragsgiveren kan fastsette kontraktsvilkår, for eksempel om økonomi, innovasjon, miljø, sysselsetting og sosiale hensyn. Kontraktsvilkårene skal ha tilknytning til leveransen og fremgå av anskaffelsesdokumentene. Der det finnes fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder, skal oppdragsgiveren som hovedregel bruke disse.
(2) Oppdragsgiveren kan fastsette endringsklausuler, for eksempel prisindeksklausuler eller opsjoner. Endringsklausulene skal angis i anskaffelsesdokumentene, og det skal fremgå klart hvilke endringer oppdragsgiveren kan foreta, i hvilket omfang og på hvilke vilkår. Endringsklausulene kan ikke åpne for at anskaffelsens overordnede karakter blir endret.

§ 8-12a.Krav til kontraktsvilkår om betaling av lønn mv. via bank eller foretak med rett til å drive betalingsformidling

(1) Oppdragsgivere skal stille kontraktsvilkår med tilhørende sanksjoner om at lønn og annen godtgjørelse til leverandørens ansatte, ansatte hos underleverandører og innleide som direkte medvirker i forbindelse med utførelsen av bygge- og anleggsarbeider eller renholdstjenester som er omfattet av CPV-kode 90910000 (rengjøring), skal utbetales via bank eller annet foretak med rett til å drive betalingsformidling. Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende bestemmelser.
(2) Oppdragsgiver skal gjennomføre nødvendig kontroll av om kontraktsvilkår i henhold til første ledd overholdes.
(3) Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel utlevere nødvendig dokumentasjon til oppdragsgiver for å dokumentere overholdelse av kontraktsvilkår som nevnt i første ledd.
(4) Unntak for andre betalingsmåter i medhold av skatteloven § 6-51 tredje ledd gjelder så langt det passer.
(5) For utbetaling av lønn gjelder unntakene i arbeidsmiljøloven § 14-15 annet ledd så langt de passer.
(6) Personopplysningsloven gjelder for behandlingen av opplysningene hvis ikke annet er bestemt.
0Tilføyd ved forskrift 29 aug 2023 nr. 1368 (i kraft 1 jan 2024).

§ 8-13.Begrensning av antallet ledd i leverandørkjeden

(1) Oppdragsgiveren skal stille krav om at leverandørene kan ha maksimalt to ledd i leverandørkjeden under seg når leverandøren skal utføre bygge- og anleggsarbeider i kontrakter som har en anslått verdi som er lik eller overstiger 1,3 millioner kroner ekskl. mva. for statlige oppdragsgivere og 2,05 millioner kroner ekskl. mva. for andre oppdragsgivere.
(2) Oppdragsgiveren kan godta flere ledd i leverandørkjeden dersom det er nødvendig for å sikre tilstrekkelig konkurranse. Det maksimale antallet ledd oppdragsgiveren kan godta, skal angis i anskaffelsesdokumentene. Etter at kontrakten er inngått, kan oppdragsgiveren godta flere ledd dersom det på grunn av uforutsette omstendigheter er nødvendig for å få gjennomført kontrakten.
0Endret ved forskrifter 4 april 2018 nr. 533 (i kraft 6 april 2018), 12 feb 2020 nr. 128.

§ 8-14.Frister for mottak av forespørsler om å delta i konkurransen og tilbud

Ved fastsettelsen av frister for mottak av forespørsler om å delta i konkurransen og tilbud, skal oppdragsgiveren ta hensyn til kontraktens kompleksitet og tiden det tar for leverandørene å utarbeide forespørsler og tilbud.

§ 8-15.Vedståelsesfrist

(1) Oppdragsgiveren kan fastsette en vedståelsesfrist som angir hvor lenge tilbudene skal være bindende. Fristen skal ikke settes lenger enn det som er nødvendig.
(2) Dersom oppdragsgiveren ikke har fastsatt en vedståelsesfrist, gjelder en frist på 30 dager regnet fra utløpet av tilbudsfristen.
(3) Før utløpet av vedståelsesfristen kan oppdragsgiveren spørre leverandørene som har gitt tilbud, og som ikke er avvist og ikke har fått tilbudet sitt forkastet, om å forlenge fristen. Oppdragsgiveren kan også innen rimelig tid etter utløpet av fristen spørre disse leverandørene om å fastholde tilbudet. Vedståelsesfristen kan bare forlenges, og tilbudet bare fastholdes etter utløpet av fristen, når dette ikke fører til en vesentlig endring av grunnlaget for konkurransen eller leverandørens opprinnelige tilbud.

§ 8-16.Frist for begjæring om midlertidig forføyning

(1) I en begrenset tilbudskonkurranse kan oppdragsgiveren fastsette en frist for når en begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgiverens beslutning om å avvise en forespørsel om å delta i konkurransen, jf. § 9-4 og § 9-5, eller ikke å velge ut en leverandør, jf. § 8-9, må settes frem for tingretten.
(2) Fristen skal være minst 15 dager regnet fra dagen etter at oppdragsgiveren sender en meddelelse etter § 9-7 tredje ledd eller § 8-9 fjerde ledd.
(3) Oppdragsgiveren skal angi fristen i anskaffelsesdokumentene, og i meddelelsen til leverandøren om at forespørselen er avvist eller forkastet.

§ 8-17.Kunngjøring av konkurranse

(1) Konkurransen skal kunngjøres i Doffin, i et skjema som er fastsatt av departementet, på en av følgende måter:
a.ved en alminnelig kunngjøring
b.ved en forhåndskunngjøring.
(2) Kunngjøringen skal minst inneholde en beskrivelse av hva som skal anskaffes, og en frist for mottak av forespørsler om å delta i konkurransen, å melde sin interesse eller mottak av tilbud.
(3) Forhåndskunngjøringen skal angi at kontraktene vil bli inngått uten en annen kunngjøring av konkurransen, og at interesserte leverandører inviteres til å melde sin interesse.
(4) Ved inngåelse av kontrakter om særlige tjenester som overstiger EØS-terskelverdien i § 5-3 annet ledd, gjelder i tillegg § 21-1.
(5) Kunngjøringsplikten gjelder ikke når oppdragsgiveren inngår:
a.tjenestekontrakt med vinneren eller en av vinnerne av en plan- og designkonkurranse, forutsatt at alle vinnerne av plan- og designkonkurransen blir invitert til å gi tilbud
b.kontrakter om særlige tjenester som overstiger EØS-terskelverdiene, når vilkårene i § 13-3 eller § 13-4 er oppfylt.

§ 8-18.Intensjonskunngjøring

Dersom oppdragsgiveren mener at han har hjemmel til å inngå en kontrakt uten å kunngjøre konkurransen i samsvar med § 8-17, kan han etter at valget av leverandør er besluttet, kunngjøre at kontrakten vil bli inngått ved å publisere en intensjonskunngjøring i Doffin. For kontrakter om særlige tjenester som overstiger EØS-terskelverdiene, gjelder reglene § 21-1 tilsvarende.

§ 8-19.Kunngjøring av kontraktsinngåelse for særlige tjenester

Når oppdragsgiveren har inngått en kontrakt om særlige tjenester som overstiger EØS-terskelverdien i § 5-3 annet ledd, skal han kunngjøre kontraktsinngåelsen i samsvar med reglene § 21-1 og § 21-6.

§ 8-20.Kommunikasjon

All kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom oppdragsgiveren og leverandørene skal skje i henhold til kapittel 22.