“De “Cobra” toepassing helpt lokale besturen met het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda’s, besluiten en notulen volgens het gelinkte open data principe (LBLOD).

Teneinde te verzekeren dat enkel geautoriseerd personeel van het lokaal bestuur in kwestie toegang heeft tot het redactiegedeelte van de toepassing, voorziet Cobra in een systeem van strikte gebruiks- en toegangsrechten. Op grond van dit systeem kunnen enkel gebruikers met de vereiste toegangsrechten inhoud binnen Cobra wijzigen. Daarnaast wordt tevens elke wijziging aan een document binnen Cobra gelogd.

Zodra een document klaar is voor publicatie, dient de gebruiker het desbetreffende document om te zetten naar PDF-formaat. Vervolgens kan de publicatie naar de CeLo-cloud plaatsvinden, een door Cevi/Logins gehoste beveiligde omgeving (https://lblod.bestuur.be/LBLODWeb/Home/Overzicht). Voor de CeLo-cloud website bestaat een beveiligde beheersite die slechts voor een beperkt aantal medewerkers van Cevi toegankelijk is. Elke wijzigingsactie die hierop wordt uitgevoerd wordt automatisch gelogd.

Publicatie naar de CeLo-cloud heeft als gevolg dat gepubliceerde documenten, zoals bijvoorbeeld agenda’s, notulen, besluitenlijsten en uittreksels, worden opgenomen met vermelding van hun exacte publicatietijdstip (formaat: DD-MM-YYYY HH:mm:ss). Tevens resulteert deze publicatie in de creatie van een unieke identificatie van het document in kwestie.

Voor de agenda, de notulen en de besluitenlijst wordt het document gepubliceerd in HTML-formaat (bevat de gelinkte Open Data) en in PDF-formaat.

Voor de uittreksels wordt het document gepubliceerd in HTML-formaat (bevat de gelinkte Open Data), in PDF-formaat en eventueel bijhorende bijlagen in PDF-formaat.

Cobra laat toe om gepubliceerde documenten te wijzigen of te overschrijven; dit om gebruikersfouten te kunnen rechtzetten. In geval van dergelijke wijziging of overschrijving wordt het publicatietijdstip hierbij altijd gewijzigd. Gepubliceerde documenten kunnen aldus niet gewijzigd of overschreven worden zonder wijziging van het publicatietijdstip van het desbetreffende document en dus ook niet zonder visuele weergave op de website. Elke wijziging aan een gepubliceerd document op de website resulteert in de creatie van een nieuwe unieke versie van het document in de bijhorende documentstore. De recentste versie van een document is altijd raadpleegbaar via een unieke url waarvan de structuur nooit wijzigt. Deze bevat de unieke identificatie voor het bestuursorgaan, het type document en de datum van de vergadering. Het tijdstip van wijziging, samen met de persoon die wijzigingen heeft aangebracht, worden eveneens opgeslagen in de databank.

Het is de exclusieve verantwoordelijkheid van het lokaal bestuur in kwestie om ervoor te zorgen dat publicatieplichtige documenten tijdig gepubliceerd worden alsook dat gepubliceerde documenten niet ongewenst gewijzigd of overschreven worden.“